Registers worden beheerd door een onafhankelijke commissie, meestal een registratiecommissie of college genoemd. De commissie kan onderdeel zijn van een beroepsvereniging of ondergebracht in een aparte stichting. Beroepsverenigingen dragen in dat laatste geval doorgaans de commissieleden voor. De commissie stelt de registratienormen vast en ziet toe op de uitvoering ervan door een Bureau.
Bij een kwaliteitsregister is het perspectief van de beroepsbeoefenaars dat die geacht wordt om aan normen te voldoen. Zodoende is het reëel dat de beroepsbeoefenaar kritisch is ten aanzien van de kwaliteit van de dienstverlening die door een Bureau geleverd wordt. Het is daarom van belang dat een bureauorganisatie streeft naar een zeer hoge constante in de kwaliteit van het beheer. De kwaliteit van het beheer wordt in grote mate bepaald door:
- eenduidigheid van registratienormen
- goede automatisering
- deskundige medewerkers
Automatisering
Voor registers is een goede automatisering een absolute noodzaak. Er zijn registers die hun eigen software ontwikkelen. Dat kan de moeite lonen als er enkele tienduizenden geregistreerden zijn én de registratienormen relatief eenvoudig zijn. Veranderende technieken, updates van internet browsers en besturingssystemen stellen doorlopend nieuwe eisen aan automatiseringssystemen. Een systeem zal zichzelf dus doorlopend moeten blijven ontwikkelen. PE-online is de grootste aanbieder van registratiesoftware waar meer dan honderd registers in Nederland gebruik van maken. Zij hebben een goed ontwikkeld registratiesysteem dat alle type registers kan bedienen. Het voldoet aan alle eisen op het gebied van bescherming persoonsgegevens (AVG), beveiliging en compatibiliteit.