Er zijn in grote lijnen vier grondslagen voor het bestaansrecht van kwaliteitsregisters.
Wettelijk
Registers kunnen wettelijk verankerd zijn. Registratie is dan nodig om van de overheid de bevoegdheid te verkrijgen of behouden om het beroep uit te oefenen. Voor medisch specialisten is dat geregeld in artikel 14 van de Wet BIG. Veel specialistenregisters zijn ondergebracht bij de artsenfederatie KNMG. Een voorbeeld hiervan is het kwaliteitsregister voor huisartsen.
Economisch
Verzekeraars en aanbestedende diensten kunnen een registratie eisen in hun contractvoorwaarden. Dit noemen we een economische verankering. Om deel te kunnen nemen aan het vrije economische verkeer heeft een beroepsbeoefenaar dan een registratie nodig. Je zou kunnen zeggen; geen registratie is geen declaratie. Een goed voorbeeld hiervan is het Kwaliteitsregister Fysiotherapie.
Maatschappelijk
Er zijn beroepsorganisaties die in een inschrijving in het kwaliteitsregister als voorwaarde voor het lidmaatschap van hun vereniging stellen. Beroepsbeoefenaars zetten elkaar daarmee aan tot deskundigheidsbevordering, middels registratie. Dit komt veel voor bij differentiaties in de zorg. Bijvoorbeeld de parodontologie.
Vrijwillig
Voor veruit de meeste beroepsgroepen geldt geen registratieplicht. Toch kiezen veel beroepsbeoefenaars toch voor inschrijving in een kwaliteitsregister. Dit is een goed gebruik in de welzijnssector. Maar ook tandartsen, apothekers, en medisch technici laten zich vrijwillig registreren. Voor velen is dat gebaseerd op een intrinsieke motivatie om transparant te zijn over het bijhouden van vakbekwaamheid. Het komt ook voor dat werkgevers inschrijving in een kwaliteitsregister belangrijk vinden voor hun medewerkers. Bijvoorbeeld bij de Vereniging van Ziekenhuis Instrumentatietechnici.